II. ELEMEN DAN KOMPONEN SISTEM

Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) yang dapat diartikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat. Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya seperti negara.

  1. Tujuan Sistem

Tujuan sistem merupakan tujuan dari sistem yang dibuat tersebut, tujuan sistem dapat berupa tujuan organisasi, kebutuhan organisasi, permasalahan yang ada dalam suatu organisasi maupun uruta prosedur untuk mencapai tujuan organisasi.

  1. Input

Input merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk menerima seluruh masukan data, dimana masukan tersebut dapat berupa jenis data, frekuensi pemasukan data dan sebagainya.

  1. Proses

Proses merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk mengolah atau memproses seluruh masukan data menjadi suatu informasi yang lebih berguna. Misalnya sistem produksi akan mengolah bahan baku yang berupa bahan mentah menjadi bahan jadi yang siap untuk digunakan.

  1. Ouput

Output merupakan hasil dari input yang telah diproses oleh bagian pengolah dan merupakan tujuan akhir sistem. Output ini bisa berupa laporan grafik, diagram batang dan sebagainya.

  1. Umpan Balik

Umpan Balik merupakan elemen dalam sistem yang bertugas mengevaluasi bagian dari ouput yang dikeluarkan, dimana elemen ini sangat penting demi kemajuan sebuah sistem. Umpan balik ini dapat berupa perbaikan sistem, pemeliharaan sistem, dan sebagainya.

Computer Based Information System (CBIS)

III.   PENGERTIAN Computer Based Information System (CBIS)

Computer Based Information System (CBIS) atau Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan suatu sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan.

Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer. Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan basis komputer. Berikut penjelasan masing-masing istilah tersebut.

Data

Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi.

Informasi

Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.

Sistem

Sistem merupakan entitas, baik abstrak maupun nyata, dimana terdiri dari beberapa komponen yang saling terkait satu sama lain. Objek yang tidak memiliki kaitan dengan unsur-unsur dari sebuah sistem bukanlah komponen dari sistem tersebut.

Sistem Informasi

Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya,sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.

Berbasis Komputer

Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.

Sub Sistem dari Sistem Informasi Berbasis Komputer

  1. Sistem Informasi Akuntansi
  2. Sistem Informasi Manajemen
  3. Sistem Pendukung Keputusan
  4. Automasi Kantor (Virtual Office)
  5. Sistem Pakar

Berikut penjelasan sub-sistem dari Computer Based Information System (CBIS) atau Sistem Informasi Berbasis Komputer

  1. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA)

SIA adalah sistem informasi yang melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan, yaitu sebagai pengolah data perusahaan, Perusahaan tidak dapat memilih untuk menggunakan SIA atau tidak, sistem ini merupakan keharusan. Semua perusahaan pada dasarnya melaksanakan prosedur-prosedur yang sama. SIA lebih berorientasi pada data dibanding pada informasi, walaupun ada beberapa informasi yang dihasilkan. SIA menyediakan database bagi sisten informasi lain. SIA adalah satu-satunya sistem informasi yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan, meyediakan informasi untuk seluruh lingkungan kecuali pesaing.

Tugas utama sistem informasi ini adalah:

  • Pengumpulan data
  • Manipulasi data
  • Penyimpanan data
  • Menyediakan dokumen

Peran SIA Dalam CBIS

  • SIA menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar.
  • SIA menyediakan database yang lengkap untuk digunakan dalam pemecahan masalah.

Fungsi yang dilaksanakan oleh SIA :

  1. Mengumpulkan dan menyimpan data mengenai kegiatan bisnis organisasi secara efisien dan efektif.
  2. a) Menangkap data transaksi pada dokumen-dokumen sumber.
  3. b) Mencatat data transaksi kedalam jurnal-jurnal, dimana catatan tersebut dibuat secara kronologis dari apa yang telah terjadi.
  4. c)  Posting data dari jurnal-jurnal ke buku besar, yang menyingkat data dengan jenis rekening.
  5. Menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan bagi manajemen. Dalam sistem manual, informasi ini disediakan dalam bentuk laporan kedalam dua kategori utama.
  6. a) Laporan keuangan
  7. b) Laporan manajerial
  8. Menyediakan pengendalian internal yang memadai (cukup).– Memastikan bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem adalah handal dan dapat dipercaya.
  9. a) Memastikan bahwa aktivitas bisnis yang dilakukan efisien dan sesuai dengan tujuan   manajemen.
  10. b)   Mengamankan (menjaga) kekayaan organisasi/perusahaan, termasuk data.
  1. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

Adalah suatu sistem berbasis database komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas formal perusahaan atau subunit dibawahnya,

Sumber daya SIM

Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem perusahaan tentang apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang, dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia didalam laporan periodik, laporan khusus, dan hasil simulasi matematika, output informasi tersebut digunakan manajer saat mereka membuat keputusan untuk pemecahan masalah.

Semua informasi tersebut memiliki karakteristik yang sama untuk bidang area fungsional (marketing, manufaktur, sdm, dan keuangan), level manajemen (operational, manajerial, dan strategis), dan user (manajer atau non manajer) SIM informasi memperoleh data dari database, dimana database tersebut berisi data dan informasi dari SIA dan dari lingkungan.

Suatu SIM bisa juga merupakan suatu sistem informasi antar organisasi (IOS) jika SIM terkoneksi dengan SIM pada perusahaan lain misalnya dengan Suplier.

SIM dan SIA

SIM menggunakan data yang disediakan SIA dalam database, dan informasi lain yang berasal dari lingkungan. Isi dari database tersebut digunakan oleh software untuk membuat laporan periodik dan laporan khusus, serta model matematika untuk mensimulasikan aspek operasi perusahan, Berbeda dengan SIA, SIM tidak berkewajiban menyediakan informasi bagi lingkungan.

SIM & EntIS

SIM akan terbentuk secara utuh jika semua sistem informasi organisasi telah terbentuk dan terkoneksi satu sama lain. Data dan informasi disimpan dalam satu database yang sama dan dapat dipergunakan pada area fungsional yang lain. SIM merupakan dasar terbentuknya sistem informasi yang lebih canggih dan kompleks yang baru berkembang dalam beberapa tahun terakhir, yaitu Sistem Informasi Perusahaan dikenal juga dengan nama Enterprise Information System (EntIS)

Software Pembuat Laporan

Software pembuat laporan adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menghasilkan laporan periodik dan laporan khusus. Dari bentuknya laporan periodik dan laporan khusus mungkin terlihat sama. Perbedaan terdapat dari timeliness dan time horizon.Laporan periodik disiapkan sesuai jadwal tertentu, SIM periode awal terbatas pada penyediaan laporan periodik saja, tetapi hal ini menjadi sukar diterima ketika SIM telah menerapkan HRIS dan EIS.

Laporan khusus disediakan jika terjadi sesuatu yang luar biasa, sepertl laporan kecelakaan di manufaktur, atau laporan tertentu yang diperoleh dari query database. Laporan khusus biasanya mengambarkan sesuatu yang sedang terjadi atau baru saja terjadi, berbeda dengan laporan periodik yang lebih berorientasi pada masa lalu atau apa yang telah terjadi.Laporan bisa juga merupakan gabungan dari laporan periodik dan laporan khusus, misalnya untuk membandingkan pendapatan pada saat ini dengan laporan pada periode yang sama tahun sebelumnya. Laporan seperti ini disebut dengan Management by exception.

  1. SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN (Decision Support System)

Sistem Pendukung Keputusan (SPK) atau Decision Support System (DSS) adalah sebuah sistem yang mampu memberikan kemampuan pemecahan masalah maupun kemampuan pengkomunikasian untuk masalah dengan kondisi semi terstruktur dan tak terstruktur. Sistem ini digunakan untuk membantu pengambilan keputusan dalam situasi semi terstruktur dan situasi yang tidak terstruktur, dimana tak seorangpun tahu secara pasti bagaimana keputusan seharusnya dibuat.

SPK bertujuan untuk menyediakan informasi, membimbing, memberikan prediksi serta mengarahkan kepada pengguna informasi agar dapat melakukan pengambilan keputusan dengan lebih baik.

SPK merupakan implementasi teori-teori pengambilan keputusan yang telah diperkenalkan oleh ilmu-ilmu seperti operation research dan menegement science, hanya bedanya adalah bahwa jika dahulu untuk mencari penyelesaian masalah yang dihadapi harus dilakukan perhitungan iterasi secara manual (biasanya untuk mencari nilai minimum, maksimum, atau optimum), saat ini computer PC telah menawarkan kemampuannya untuk menyelesaikan persoalan yang sama dalam waktu relatif singkat.

Sprague dan Watson mendefinisikan Sistem Pendukung Keputusan (SPK) sebagai sistem yang memiliki lima karakteristik utama yaitu:

  1. a) Sistem yang berbasis komputer.
  2. b) Dipergunakan untuk membantu para pengambil keputusan
  3. c) Untuk memecahkan masalah-masalah rumit yang mustahil dilakukan dengan kalkulasi manual
  4. d) Melalui cara simulasi yang interaktif
  5. e) Dimana data dan model analisis sebaai komponen utama.

Dalam upaya memecahkan masalah seorang problem solver akan banyak membuat keputusan. Keputusan harus diambil untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif atau untuk memanfaatkan peluang.

Keputusan terbagi menjadi:

  1. Keputusan terprogram, bersifat berulang dan rutin.
  2. Keputusan tak terprogram, bersifat baru dan tidak terstruktur, tidak ada metode pasti untuk menanganinya karena belum pernah terjadi sebelumnya.

Manajer melakukan empat tahap pengambilan keputusan, yaitu:

  1.  Kegiatan Intelejen, mengamati lingkungan untukmencari kondisi yang perlu diperbaiki.
  2. Kegiatan Merancang, menemukan, mengembangkan, dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin.
  3. Kegiatan Memilih, memilih salah satu rangkaian tindakan diantara alternatif.
  4.  Kegiatan Review, menilai pilihan-pilihan yang lalu.
  5. SISTEM PAKAR (ES)

Sistem pakar (Expert System) adalah sebuah sistem informasi yang memiliki intelegensia buatan (Artificial Intelegent) yang menyerupai intelegensia manusia. Sistem pakar mirip dengan DSS yaitu bertujuan menyediakan dukungan pemecahan masalah tingkat tinggi untuk pemakai. Perbedaan ES dan DSS adalah kemampuan ES untuk menjelaskan alur penalarannya dalam mencapai suatu pemecahan tertentu. Sangat sering terjadi penjelasan cara pemecahan masalah ternyata lebih berharga dari pemecahannya itu sendiri.

Karakteristik Sistem Pakar

  • Memiliki kemampuan belajar atau memahami masalah dari pengalaman.
  • Memberikan tanggapan yang cepat dan memuaskan terhadap situasi baru.
  • Mampu menangani masalah yang kompleks (semi terstruktur)
  • Memecahkan masalah dengan penalaran.

Ada 4 bentuk dalam system pakar, yaitu:

  1. a) Berdiri sendiri. System pakar jenis ini merupakan software yang berdiri sendiri tidak tergabung dengan software yang lainnya.
  2. b) System pakar jenis ini merupakan bagian program yang terkadung di dalam suatu algoritma (konvesional), atau merupakan program dimana didalamnya memanggil algoritma subrutin lain (konvesioanal).
  3. c) Menghubungkan ke software lain. Bentuk ini biasanya merupakan system pakar yang menghubungkan ke suatu paket program tertentu, misalnya dengan DBMS.
  4. d) System mengabdi. System pakar merupakan bagian dari computer khusus yang dihubungkan dengan suatu fungsi tertentu. Misalnya system pakar yang digunakan untuk membantu menganalisis data radar.• Menggunakan pengetahuan untuk menyelasaikan masalah.

Komponen-komponen sistem pakar:

  1. a) Subsistem penambahan pengetahuan. Bagian ini digunakan untuk memasukkan pengetahuan, mengkonstruksi atau memperluas pengetahuan dalam basis pengetahuan.
  2. b) Basis pengetahuan. Berisi pengetahuan-pengetahuan yang dibutuhkan untuk memahami, memformulasikan dan menyelesaikan masalah.
  3. c) Motor inferensi. Berisi metodologi yang digunakan untuk melakukan penalaran terhadap informasi-informasi dalam basis pengetahuan dan blackboard, serta digunakan untuk memformulasikan konklusi.
  4. d)   Blackboard. Merupakan area dalam memori yang digunakan untuk merekam kejadian yang sedang berlangsung termasuk keputusan sementara.
  5.           e)   Antarmuka. Digunakan untuk media komunikasi antara user dan program.
  6. f)  Subsistem penjelasan. Digunakan untuk melacak respond an memberikan penjelasan tentang kelakuan system pakar secara interaktif melalui pertanyaan.
  7. g)  System penyaring pengetahuan. System ini digunakan untuk mengevaluasi kinerja system pakar itu sendiri untuk melihat apakah pengetahuan-pengetahuan yang ada masih cocok untuk digunakan di masa mendatang.

Bagian Sistem Pakar

User Interface, adalah bagian yang memungkinkan manajer mamasukan instruksi dan informasi kedalam dan menerima informasi dari sistem pakar.

Contoh Sistem Pakar

  • XSEL, Sistem pakar yang bertindak sebagai asisten penjual di agen penjualan komputer DEC, yang membantu pelanggan memilih komputer yang sesuai dengan kebutuhannya.
  • MYCIN, Sistem pakar yang dikembangkan di Stanford University tahun 19870-an dengan tujuan membantu petugas medis dalam mendiagnosa penyakit yang disebabkan bakteri.
  • PROSPECTOR, Sistem yang diciptakan Richard Duda, Peter Hard, dan Rene Reboh tahun 1978 yang menyediakan kemampuan seorang ahli geologi.
  1. AUTOMASI KANTOR (OA)

Automasi kantor kini disebut dengan istilah kantor virtual, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang –orang didalam maupun diluar perusahaan. Pengguna OA dibagi menjadi empat kategori yaitu:

  • Manajer, yang bertanggung jawab dalam mengelola sumber daya perusahaan.
  • Profesional, tidak mengelola tetapi menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekretaris dan pegawai administrasi.
  • Sekretaris, ditugaskan untuk membantu pekerja terdidik (Manajer & Profesional) untuk melaksanakan berbagai tugas korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
  • Pegawai Administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengioperasikan mesin fotokopi, menyususn dokumen, menyimpan dokumen, dan mengirim surat

Tujuan OA

  • Menghindari Biaya, komputer tidak dapat menggantikan pegawai saat ini, tetapi setidaknya menunda penambahan poegawai yang diperlukan untuk menangani penambahan beban kerja,
  • Pemecahan Masalah kelompok, memberikan kontribusi untuk komunikasi antar manajer.
  • Pelengkap, OA tidak dapat menggantikan komunikasi interpersonal tradisional seperti tatap muka, percakapan telepon, tulisan memo, dan sejenisnya, tetapi OA bersifat melengkapi sehingga jika dikombinasikan dengan media tradisional akan memberikan sinergi.

Aplikasi OA

  • Word Processing
  • E-Mail
  • Voice Mail
  • Electronic Calendaring
  • Audio Conferencing
  • Video Conferencing
  • Computer Conferencing
  • Facsimile
  • Videotex
  • Imaging
  • Desktop Publishing

DAFTAR PUSTAKA :

Arhami, Muhammad. 2005. Konsep Dasar Sistem Pakar. Yogyakarta: ANDI.

Gaol, C. J. L., (2008). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Grasindo

Hall A James, Accounting Informastion System,4th ed, South Western Publishing Co

Kristanto, Andi. (2003). Perancangan sistem informasi dan aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media.

Laudon, J. P., Laudon K. C. (2008). Sistem Informasi Manajemen Edisi 10. Jakarta : Salemba Empat

Sparague, R. H. and Watson H. J. 1993. Decision Support Systems: Putting Theory Into Practice. Englewood Clifts, N. J., Prentice Hall.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s